令和4年度与党税制改正大綱において、電子取引における電子データ保存の義務化は、2年間は猶予期間を設ける方針が示されたことで、実質、電子データでの保存義務は2年延期となりました。この期間に電子データ保存の方法やスケジュールを再検討する企業や個人事業主も多いでしょう。令和6年1月1日からの義務化に備えて以下の3点について確認し準備しておきましょう。

①見読可能装置の備付け

PCやディスプレイで電子データをすぐに閲覧できるようにしておくこと、またプリンターや複合機を備えて電子保存したデータが印刷できる状態にしておくことが必要です。

②検索要件を満たして保存

電子データの検索に関しては、「日付・取引先・取引金額の3項目でデータが検索できる」「日付と取引金額は範囲指定検索ができる」「いずれか2つ以上の項目を組み合わせた検索ができる」の3つの要件全てを満たす必要があります。多くの企業では、電子データの検索機能を有する管理ソフトが用いられていますが、電子データのファイルに「日付」「取引先」「取引金額」が含まれる名前を付けることでも対応可能です。

③改ざん防止措置を行う

電子データの保存体制では、「受け取る電子データ全てにタイムスタンプを付与する」「電子データ受け取り後2カ月以内にタイムスタンプを付与する」「電子データの変更や削除履歴が残るシステムを利用する」「電子データの訂正や削除に関する事務処理規程を定める」の4つのうちいずれかの要件を満たす必要があります。なお、事務処理規定については定めるべき項目の例が国税庁のホームページに記載されています。