請求書や領収書など、保管しておかなければならない書類が過年度分も含め膨大

にあり、保管場所を圧迫して困っている…お客様から度々そう言ったお話をお聞き

します。そのような場合は、スキャナ保存を検討してみても良いかもしれません。

 

 スキャナ保存とは、取引先から受け取った請求書や領収書、自社で紙作成した書

類など、今まで紙で保管していた書類を、PDFファイルなどに電子化して保存し、

紙の原本を破棄することができるものです。しかし、単にスキャンしてデータを保

管するだけでは認められず、主には以下のような要件が必要になります。

 

①タイムスタンプの付与

（書類の発行から2ヶ月と概ね7営業日以内にタイムスタンプの付与が必要）

　タイムスタンプとは、そのデータがその時点に存在していて、以降改ざんがされ

　ていないことを証明する技術のことです。または、訂正や削除を行った際に記録

　が残るクラウドシステムで代替することもできます。

 

②検索要件

　取引年月日・取引金額・取引先の3つの条件で検索できる必要があります。

 

　他にも細かい要件がいくつかあり、中小企業がスキャナ保存を行う際は、自社で

すべての要件を満たしたシステムを用意するのは困難だと思われますので、スキャ

ナ保存に対応したサービスを長期間利用する前提で導入する必要があります。保管

コストとランニングコストを比較し、ご検討頂けたらと思います。