近頃、電子帳簿保存について、よく耳にするかと思います。電子帳簿保存法とは、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律です。簡潔に言うと、領収書や請求書といった資料を紙での保存からデータへの保存に切り替えていきましょうといった趣旨のものになります。

今回は、歯科医院ではどのような対応が必要になるかについて解説します。

　電子帳簿保存において、令和６年から義務化されるのが、電子取引のデータ保存です。領収書や請求書などの中で、メール等により電子データで受け取ったものについては、電子データのまま保存する必要があります。あくまでデータで受け取ったものが対象であり、紙で受け取ったものをデータ化しなければならない訳ではありません。

　電子データで保存する際にもルールがあり、1つは保存したデータを「日付、金額、取引先」で検索できるようにする必要があります。次に、データ改ざん防止のための措置をとることが必要になります。具体的には、タイムスタンプを付与することが挙げられます。

これらの2つのルールについて、いつでもダウンロードの求めに応じられるようにしており、かつそのデータの出力書面の提示、提出の求めに応じることができる場合は、不要になります。そのため、電子で受け取ったものについては、データで内容が分かるように保存できており、いつでも提出できるようにしておけば、問題ないと思います。

歯科医院の場合は、現状は領収書や請求書について、ディーラーや技工所からは紙で受け取る場合が多いかと思いますが、備品等をネットで購入した場合については、ネット上で領収書をダウンロードするケースがありますので、データでの保存が必要になります。今後、さらに電子化が進むことを考慮すると、今のうちから、データで保存していくように切り替えていくのが良いでしょう。